Formations et stratégies d'intégration des employés

Vous souvenez-vous de votre premier emploi? Pas de visage familier. Aucune information sur ce qui se passera ensuite? 
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La plupart d'entre nous se souviennent de la première journée de travail avec la "peur de l'inconnu". Parfois, cette peur peut dépasser tous les processus de pensée rationnelle et vraiment entraver nos performances même les mieux intentionnées.

Et que dire de la première impression ? Pardonnez-nous ces clichés, mais les programmes d'intégration et de formation des employés sont en place pour atténuer ces sentiments très négatifs et permettre une montée en charge rapide, motivante et simple.

Dans cet article, nous partageons avec vous quelques façons novatrices d'utiliser le portail en ligne de votre entreprise pour changer la manière dont les employés vont s'intégrer.

La plupart des sociétés estiment que l'intégration des employés sont des activités qui se déroulent sur la première semaine de travail. Serait-il possible de caser toutes les informations de l'entreprise, sa culture, ses processus d'affaires et la connaissance des individus en une semaine ?
Cette intégration ne commence-t-elle pas avant même le premier jour ? Comment ne pas décevoir un nouveau salarié ? Comment lui fournir tous les outils ou lui donner les moyens de les trouver ?

L'objectif est simple, éviter la désillusion et ses conséquences (non validation de la période d’essai, perte de motivation, ...)

Beaucoup d'entre nous, ont expérimenté un processus d'intégration mal organisé. Nous voulions simplement la bonne information au bon moment sans se poser trop de question. Les employés ont besoin d'une information "on demand".
De l'autre coté, les salariés déjà présent dans l'entreprise sont aussi fatigués de répéter la même information pour de nouveaux visages, à chaque fois, surtout si c'est une tache "en plus" de leurs activités quotidiennes.

Le processus d'intégration des employés est une autre application du portail de la gestion des connaissances et des formations.

Créer un portail interne de formation en ligne pour les nouveaux employés
Un portail de formation, d'intégration et de gestion de l'apprentissage doit formaliser la gestion des connaissances de l'entreprise. Au lieu de répéter encore et encore, les cadres supérieurs et expérimentés ont besoin de partager leurs sagesses d'une manière organisée. Il s'agit bien là de transcrire la valeur ajouté de l'entreprise pour assurer sa pérennité au delà des personnes.
Les questions fréquemment posées doivent être répondues par le personnel compétent et signé en leur nom. Cela ajoute de la confiance au nouvel employé, tout en introduisant indirectement la personne qui a répondu à la question.

Ceci est également un espace pour aborder les problèmes de performance et de partage des «leçons apprises». Il faut aussi encourager les employés clés afin de maintenir une amélioration permanente  et un partage avec leurs pairs et les juniors. Imaginez la quantité de temps et de ressources économisés quand un nouvel employé travaille de manière proactive et évite les pièges potentiels.

Les nouveaux employés ont besoin d'apprendre et de s'adapter à un nouveau flux de travail. Ces programmes de formation comprennent des captures d'écran ou des vidéos de logiciels utilisés par la société. Ceux-ci comprennent le CRM mais aussi tous les outils utilisés par l'entreprise.

Tous les didacticiels de formation doivent être visibles et disponibles pour une utilisation lorsque le nouvel employé en a besoin. Les questions de support en ligne doivent être répondue et encadrés dans une «communauté d'utilisateur».

Les questions liées aux RH doivent être présenté sur le portail de formation. Un ensemble d'articles de formations interactives devraient être disponibles sur les points suivants:

• Produits ou services de base de votre entreprise
• Taille et organisation générale de la société
• Un aperçu de votre secteur et de la place de votre entreprise sur son marché
• Vos concurrents
• La déclaration et les valeurs de votre entreprise
• Les objectifs de l'entreprise
• Votre culture organisationnelle
• Programmes d'apprentissage obligatoires disponibles pour le développement des employés

Créez un profil en ligne de formation et d'intégration
Les gestionnaires ont besoin de décrire en détail les emplois, les attentes et les comportements attendus de l'employé dans le poste occupé. Cette zone doit être mise à jour au fil du temps. Les éventuelles nouvelles exigences sont directement proposées aux personnes qui occupent le poste. Cela permet de maintenir tout le monde dans la boucle, y compris le nouvel employé. La transparence de l'attente est la clé pour gagner la confiance du nouvel employé.

Validez les acquis en ligne
Créer une liste de tests automatisés pour les nouveaux employés. Cette liste est vérifiée dès qu'une tâche est terminée. La base de connaissances liées à la tâche est également disponible en tant que lien. 
Les formulaires peuvent être remplis et signés électroniquement et envoyés pour traitement. Mettre tous les workflows en ligne contribue à créer un environnement de partage des connaissances. Il démontre également la nécessité d'un programme de formation en ligne pour le nouvel employé.

Soyez social
Les messages de bienvenue sont une bonne idée sur la première journée et une excellente façon d'introduire le nouvel employé. Quand le temps passe, l'aide peut ne pas être disponible pour le nouvel employé. Présentez-leur les groupes sociaux dans le portail en ligne. Le groupe social doit être animé pour motiver les pairs et aider le nouvel employé.

Faire un commentaire en ligne
Les gestionnaires et les pairs qui reçoivent le travail d'un nouvel employé peuvent évaluer la performance, offrir un retour et fournir quelques indications d'amélioration. Le retour en temps réel qui est fourni en ligne est plus sincère, honnête, constructif et discret. Le nouvel employé peut immédiatement ajuster les performances en fonction des attentes.

La meilleure partie? Pas de craintes de l'inconnu! Quand il est temps de valider les acquis, le nouvel employé est confiant quant à ses capacités et ses responsables sont conscients de ses capacités. Tous les programmes de formation en ligne pour le perfectionnement professionnel peuvent aussi être recommandés facilement.

Votre portail en ligne, en particulier le portail de formation, est le moyen idéal pour le nouvel employé de trouver et d'obtenir des réponses, des conseils et des informations. Remplissez-le avec la connaissance organisée et classée au fil du temps. Les responsables garantissent l'ajout et la validation  des contenus.

C'est toute l'entreprise qui formalise les compétences et les connaissances.

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